Einige Rechtsformen haben zur Folge, dass Sie automatisch als Kauffrau bzw. Kaufmann gelten. Somit muß sich dieser Personenkreis in das Handelsregister eintragen lassen. Ob eine Einzelunternehmerin Kauffrau oder ein Einzelunternehmer Kaufmann ist, hängt vom Umfang des Geschäftsbetriebes ab. Kaufleute müssen sich beim Amtsgericht in ein öffentliches Verzeichnis, das Handelsregister, eintragen lassen. Wenn Sie die folgende Rechtsform wählen, sind Sie in jedem Fall Kauffrau bzw. Kaufmann:

Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG), GmbH & Co. KG, Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft (AG). Alle wichtigen Vorgaben für Kaufleute stehen im Handelsgesetzbuch (HGB). Danach sind sie zum Beispiel verpflichtet,

Handelsbücher zu führen, Inventuren und Bilanzen aufzustellen, Namen (die Firma), Sitz, Registergericht  und Registernummer des Unternehmens auf Geschäftsbriefen anzugeben.

Kleingewerbetreibende (wie etwa Tabakladenbesitzer) gelten nicht als Kaufleute. Für sie gelten die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Sie müssen sich nicht in das Handelsregister eintragen lassen. Sollte sich der Kleingewerbebetrieb aber positiv entwickeln und einen Umsatz von mehr als 350 000 Euro und einen Gewinn von mehr als 30 000 Euro nach Gewerbesteuer und vor Einkommensteuer erreichen, wird der Unternehmer verpflichtet, Bilanzen zu erstellen. Das ist  auch ein Indiz dafür, dass der Gewerbebetrieb nach Art und Umfang kaufmännische Einrichtungen erfordert und der Gewerbetreibende Kaufmann im Sinne des HGB ist.

Entscheidend für die Beurteilung der Kaufmannseigenschaft ist allerdings das Gesamtbild des Unternehmens im Einzelfall, wobei zur Beurteilung auch weitere Geschäftsdaten wie die Anzahl der Mitarbeiter oder die Teilnahme am Kredit- und Wechselverkehr herangezogen werden. Gesetzlich festgeschriebene Größenordnungen gibt es insoweit allerdings nicht. Ergibt eine Überprüfung, dass Kaufmannseigenschaft gegeben ist, ist der Gewerbetreibende verpflichtet, seine Firma in das Handelsregister eintragen zu lassen.

Über die Frage, ob Kaufmannseigenschaft im Einzelfall gegeben ist, die rechtlichen und steuerlichen Vor- und Nachteile kaufmännisch geführter Betriebe sowie die auf Geschäftsbriefen je nach Rechtsform zu machenden Angaben informieren Sie die IHK Hannover.